ライブ メール 署名。 Windows Live Mail 署名について

Windows Live メール 2011 の署名のハイパーリンク

ライブ メール 署名

Outlookの署名機能を使ってみよう! 署名機能はメールに名刺を付けて送るようなものと考えてもいいかもしれませんね。 メールソフトの署名機能を利用することで、自分の連絡先や所属、一言メッセージなどを毎回入力する必要がなくなります。 会社で使う場合は名前、会社名、自分のメールアドレス、電話番号などを入れる場合が多いと思います。 プライベートでメールのやりとりをする場合は、友人や知り合いなど仲のいい人が多いですよね。 そのため、署名を入れる場合は、自分の名前とメールアドレス、電話番号に一言メッセージを添えるといいかもしれないですね。 署名は複数用意しておけるので、例えば、仕事用とプライベート用など、関係性に応じて2パターン用意しておくこともできます。 プライベート用の署名には一言メッセージを添える、仕事用には会社名を入れる、など使い分けるといいですよ。 Outlookで署名を作成する手順 新規にメールを作成すると、署名が自動的に入力されます。 新規メール作成時と返信時で署名を替える場合の設定 Outlookでは、新しいメッセージを作成するときと、もらったメールに返信や転送するときで、署名を使い分けることができます。 例えば、通常の署名とは別に名前だけの簡易版の署名を作っておいて、返信のときは簡易版を使う、といった設定ができます。 メールのやりとりが続いた場合に毎回、フルサイズの署名を何回も入れることになるため、メールが長くなってしまいますよね。 名前だけの簡易版の署名なら何度もメールの返信をしたときも場所をとりません。 例として、新規メール作成時と返信時に署名を別々に使う設定をご紹介します。 この設定をしておけば、新規メールの作成時は仕事用の署名、返信時は名前だけの簡易版の署名が自動的に入力されます。 以下の画面例では、事前に名前と内線番号だけを記載した、仕事用(簡易版)の署名を作成してあります。

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[Windows Live メール 2011/2012] 署名の作成手順

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メールに署名が必要な理由 ビジネスメールのマナーの1つとして知られている署名。 この署名は、送信者の名前や会社、電話番号などの情報を載せ、 「自分が何者であるか」を伝えるために用います。 その他にも、署名にメールアドレスやホームページのURLなど、社外の方に必要になる可能性のある情報を載せておくことで、 相手とスムーズに連絡を取れたり、円滑に取引を行えるというメリットもあります。 また、直接会うことができない相手には、 署名が名刺代わりの役割を果たします。 署名と言われるとパッとしないかもしれませんが、名刺と同様の扱いとなると、とても重要だとご理解いただけるかと思います。 就活メールも同様で、学生であっても社会人としてのマナーを守ったメールを作成することが基本です。 自分の連絡先や、どこの学生なのかを相手に伝えられるように、必ず署名を使用しましょう。 メール署名の基本的な構成 まずは、署名を作成する際に必要な項目をご紹介していきます。 署名には、必要事項はしっかり記入しますが、無駄な情報を入れすぎて見づらくならないように意識しましょう。 ビジネスメール ビジネスメールの署名に入れる基本の項目は下記の通りです。 会社名• 所属する部署・課• 担当者名• 電話番号• FAX番号• メールアドレス• Webサイト等のURL 署名に入れる順番もこ の項目の順に入れていくのが基本となります。 また、固定電話番号なのか携帯電話番号なのかを変更する、お知らせがある場合には入れるなど状況次第で内容を調整していくと良いでしょう。 学生が送る就活メール 学生が送る就活メールには次の項目を入れましょう。 大学名• 学部・学科・学年• 電話番号• メールアドレス 学生の場合、メールアドレスを携帯用にしてしまうこともあるかと思いますが、企業側から資料などが送られてきた際に確認しやすいよう、 パソコン用のメールアドレスを使用しましょう。 おすすめなのは、大学のメールアドレスです。 携帯でもメールを確認できる場合が多く、大学が発行しているアドレスなので就職活動と言うオフィシャルな場にふさわしいからです。 個人のメールアドレスを用いる場合も、「sakamoto4581xxxx gmail. com 」などくだけすぎていない無難なアドレスにしましょう。 メール署名を作成する時のポイント 次に、メール署名を作成・使用する際のポイントをご紹介します。 3つのポイントを押さえて、署名を使いこなしていきましょう。 コピペしやすいように改行する まず、署名を書く際には、受け取った側がコピー&ペーストしてデータとして保存しやすいように、 項目ごとに改行しておきましょう。 改行を入れていない悪い例と、改行を入れた良い例を見比べてみましょう。 しかし、良い例のように改行を入れると、相手にとって使いやすく見た目も綺麗な署名になりますよね。 ちょっとした気遣いですが、良い例のように改行を意識して作成するようにしましょう。 目的別に署名を用意しておく 署名を複数作成して、目的別に使い分けることもポイントの一つです。 情報を効率的に伝えるために、メールを送信する相手によって、「社外用」「社内用」「簡易版」など、署名を使い分けましょう。 署名の内容としては、「社外用」は前述した通り、必要事項を全て記載します。 「社内用」では会社名や住所、URLなどを省き代わりに内線番号などを入れておきましょう。 また、自分が送ったメールへの返信に返す際など、毎回情報の多い署名をつける必要はありません。 その場合には、会社名、担当者名、電話番号、メールアドレスだけを記載した「簡易版」の署名があると、メール自体もすっきりとするためおすすめです。 このように、目的に応じて署名を使い分けることで、相手に必要な情報だけを効率良く伝えることができるため、いくつかの場面を想像して複数の署名を用意しておきましょう。 自動的に挿入する設定を行う 署名を使用する際には、自動的にメールに署名が挿入されるよう設定しておきましょう。 ほとんどのメールソフトやメールサービスでは、自動的に署名を挿入できる機能があります。 その中でも今回は、ビジネスシーンで使われることが多いGmailでの設定方法を簡単にご紹介します。 Gmailを開く• 画面右上の歯車のマークをクリックし「設定」を選択• 「全般」をクリック• 「署名」の項目で、入力ボックス側のラジオボタンにチェックを入れる• 編集ボックスに署名を記入• 画面最下部までスクロールして「変更保存」をクリック 署名の編集ができる編集ボックスでフォントの種類・サイズ・色の選択、画像の挿入などが行えます。 また、Gmailでは署名を一つしか設定できません。 2つ以上の署名を使う場合には、主に使うものを署名として登録し、その他は「返信定型文」として登録しておくことをおすすめします。 メール署名を使う時の注意点 メール署名を作成する際のポイントは掴めましたか? ここからは、署名作成時のポイントを押さえた上で、注意しておきたいことをご説明します。 署名を完成させて満足せず、その後のチェックや変更もしっかりと行っていきましょう。 作成したら自分宛に送ってチェック まずは、署名の作成ができたら 「自分宛にメールを送ってチェックする」という点です。 署名が完成したら終わりではなく、実際のメールソフトでどのように表示されるのかを、自分宛にメールを送って確認します。 メールは、 パソコンとスマホの両方で受け取る方も多いため、両方で確認しておきましょう。 実際に送られてきたメールを開いて、不自然な改行はないか、文字化けしていないかなどをチェックし、ビジネスなどの目的に対し適切なデザインになっているかも見てみましょう。 もし、自信がない場合や、心配な点がある場合には、親しい方にメールを送って受け取った印象を聞くのも一つの手段です。 「名刺」の代わりにもなる署名なので、ミスの無いようチェックは徹底しましょう。 情報が変わったらすぐに更新する 次の注意点は、 「情報が変わったらすぐに更新する」という点です。 署名は相手からあなたへ連絡する際に使用する重要な情報源になります。 そのため、 所属部署や電話番号、メールアドレスなどの変更があった場合には、すぐに更新しましょう。 その際に、署名に「お知らせ」として、情報を変更した旨を伝える言葉を添えると、より分かりやすく親切なメールになりますね。 相手が情報の変更に気付かないまま時間が過ぎてしまうことのないように、ちょっとした配慮を大切にしていきましょう。 メール署名のテンプレート 最後に、署名のテンプレートをご紹介します。 署名といえば、本文と分けるためにつける上下のラインで印象が変わり、シンプルにするも個性を出すも、自分の好みでデザインをセレクトできるものですよね。 今回は、ビジネス向けのシンプルなものから、装飾をつけたもの、また英語で送る際の例など、様々な場面で使える署名のテンプレートをご紹介していきます。 シンプルな署名 装飾のない、シンプルなタイプの署名からご紹介します。 どんな場面のメールにも使えるデザインです。 装飾をつけた署名 次は、装飾をつけたデザインです。 送る相手に応じて、 オシャレな署名にすることで、好印象を与えたり、印象に残って覚えてもらえる確率も高くなるかもしれませんね。 個性を感じるものや、女性らしく可愛いものまで、様々な署名をご紹介します。 自分や相手に合った署名を見つけて、活用してみてください。 興味がある場合はぜひ、下記のURLより申し込みを行ってください。 恐れ入りますが何卒ご了承のほどよろしくお願いいたします。 ビジネスの場では、英語でメールを送る場面が訪れることも少なくないですよね。 当然ですが、英文のメールには英語の署名が必要です。 英語の場合、内容は日本語のものと同様ですが、会社名よりも個人名を先に記載し、部署名、会社名と続くのが一般的です。 , Ltd. まとめ メールの署名は、名刺代わりになる重要なもので、さらにお知らせなどを入れることで、有効なコミュニケーションツールとしても活用できます。 また、沢山あるデザインの中から、自分に合ったもの、相手が好みそうなものを選ぶことができたりと、個性を出すことも可能です。 すでに署名を設定している方も、まだ署名を使っていない方も、署名作成の方法やポイントを押さえて、シンプルなメールにワンポイント加えてみてくださいね。

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ライブ メール 署名

部署や住所の変更を適宜修正しないと、相手に間違った情報を与えることになる• メール署名の内容によっては相手に不快な印象を与えかねない。 (ビジネスメールでのあまりにも派手な署名など• ビジネス用、プライベート用など、複数のメール署名を使い分けている場合の選択ミス、忘れ。 特殊な記号を用いたことによる文字化け。 あまりにも長いメール署名(特に横幅)を使っていると、相手がスマートフォンなどで受信した場合に文字崩れを起こす可能性がある 【メール形式】 メール形式には、テキスト形式とhtml形式があります。 テキスト形式はテキスト文字(キーボードで打ち込める文字)のみのメールです。 シンプルで容量も小さいのですが、そっけない感じは否めません。 html形式は画像を入れ込んだり、カラフルにもできますので表現が豊かになりますが、容量は若干重くなります。 また、受信側のPC環境によっては表示がおかしくなることもあります。 以前はhtml形式に対応していないメールソフトが多数存在したため、特にビジネスメールでのhtml形式の使用は長年タブーとされてきましたが、最近ではネットワーク環境も向上し、PCの環境にもばらつきがなくなってきたため、頻繁に使われるようになりました。 html形式が普通に使えるようになったことで、メール署名においても画像の埋め込みなど、表現を豊かにすることができるようになりました。 メール署名の文例 メール署名の例を挙げてみます。 上下に帯が付いたタイプのものをよく見かけますが、これをちょっと変えるだけでずいぶん印象が変わってきます。 例1 2. 変更したいとき 上記と同じ手順で「オプション」ウインドウから「署名」タブを選択し、「署名の編集」欄で変更したい署名のタイトルを選択すれば、「署名の編集」欄にて変更できます。 完了したら、「OK」または「適用」ボタンを押して変更完了です。 画像を入れる場合は、html形式の-署名ファイルを作成し、読み込ませます。 html形式ファイルの作成・編集の方法は2通りあります。 htmlエディタで作成 htmlというマークアップ(プログラム)言語を用いて作成する方法です。 作成には、言語としてのhtmlをある程度は習得する必要があります。 ただ、htmlは数あるプログラミング言語の中でも簡単な部類に入るものであり、メール署名作成程度の用途でしたら、少し勉強すればすぐできるようになります。 作成はWindows付属の「メモ帳」でも可能ですが、専用のエディタを用意したほうが、html文法上のスペルミス訂正や入力支援をしてくれるので便利です。 「」というエディタが無料で、動作も軽いのでお勧めです。 下記は、CrescentEveで署名を作成した例です。 左端に画像を入れています。 html形式で保存します。 html形式対応のソフトで作成・編集する 文書作成アプリの中には、html形式で保存可能なものがあります。 これらを用いて署名を作成、html形式で保存する方法です。 内容作成後、html形式で保存します。 htmlを知らなくてもメール署名の作成や編集が可能ですが、作成したアプリによってはWindowsLiveMailが読み込んでくれない場合があります。 ファイル形式で署名を入れる 作成したhtmlファイルを、WindowsLiveメールの署名として読み込ませます。 先ほど同じ手順で「オプション」ウインドウから「署名」タブを選択し、「署名の編集」欄にて「ファイル(F 」を選択しておいてから、隣の「参照」ボタンで設定したいhtmlファイルを指定すればOKです。 txt)のファイルを上記と同様の手順でメール署名として設定することも可能です。 その際は当然ながら表示内容はテキストデータのみとなり、画像は使えません。 メール署名で気をつけたいこと メール署名で一番気を付けなければならないことは、その時のメールの用途や相手に合ったものを使い分けるということです。 大きく分けて、ビジネス用途とプライベート用途に二分されます。 ビジネスの場合 社内向けと社外向けで掲載内容が異なってきます。 【社外用途】 ビジネス用途の場合、メール署名の目的は自分の社名、部署、TEL・Fax番号などを相手に把握してもらうことが第一ですので、自分へのコンタクト手段はできるだけ多く載せたほうが相手に喜ばれます。 相手からすると、あなたとコンタクトを取る際、わざわざ名刺を引っ張り出すよりは、メール署名を見たほうが手っ取り早いからです。 部署名• メールアドレス これくらいは載せておいたほうが良いでしょう。 メールを差し出す相手が自分のところに訪れない、郵便のやりとりもしないような関係でしたら、住所は不要かもしれません。 なお、自社Webサイトや取扱商品、キャンペーンなどのリンクを載せること自体は宣伝にもなっていいことなのですが、まれに、その手の情報をやたらと掲載していて、本文より長い署名を見かけることがあります。 見ていてあまり心地いいものではありませんね。 社外に出すメールである以上、メール署名は本文と同様に自社の「顔」となるわけですから、メンテナンスは大変ですが、差し出す相手によってこまめに変えるのが理想と言えます。 また、相手はあなたのメール署名を名刺代わりに多用することは間違いないので、誤った情報を載せないよう注意し、内容に変更が発生した場合はすぐに変更するようにしましょう。 【社内用途】 掲載項目はかなり絞って載せるべきでしょう。 部署名• TEL(場合によっては内線番号) くらいで十分と思われます。 社内間のメールでは、署名に自社の社名や住所を載せたところであまり意味がありません。 メールアドレスについても同様で、他で調べがつきますからわざわざ載せる必要はありません。 むしろ、電話番号(大きい会社なら内線番号)をしっかり掲載した方が、相手には喜ばれると思います。 プライベートの場合 プライベートの場合は、ビジネス用途とは違って内容は比較的自由です。 ただし、不特定多数の相手やオンライン上だけでの知人とメールのやり取りをすることを考えると、住所や電話番号などの個人情報はむやみに載せないほうが賢明です。 作成とメール受信での画面の見え方が違う メール署名は、受信側の環境によって見え方が異なってくる場合がありますので注意しましょう。 相手もWindowsLiveMailを使用していれば何の問題もありませんが、そうではない場合も多いと思われます。 主なトラブルとしては、文字化け、型崩れなどがあげられます。 html形式のメールを相手がテキスト形式で受け取った時が特に顕著で、受け取った相手は判読不能となります。 最近は減ったとはいえ、html形式府対応のメールソフトを使ったいる方がおられるのも事実です。 また、html形式はウイルス感染などのリスクがテキスト形式より高いため、あえて使用していない方もいます。 html形式でメール送信する際には、相手が問題なく受け取れるかどうか、確認しておいたほうがよいかも知れません。 まとめ WindowsLiveMailの署名の作成方法と活用方法についてご紹介しました。 メール署名は、メール上での自分の「顔」に当たるもので、相手にとって必要な自分の情報が伝えられているかどうかがポイントとなります。 複数のメール署名を相手によって使い分けるのが理想ですが、数が多いとメンテナンスも大変ですから、多くの場面に対応できるものを数種類に限定して作っておくのがよいと思います。 html形式を使えばかなり凝ったものもできますが、相手の環境によっては自分の意図したものが表示されないこともありますので注意しましょう。

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